Guide des enquêtes sur les marchés publics

Le Tribunal canadien du commerce extérieur (le Tribunal) constitue une instance où les différends concernant la passation des marchés publics du gouvernement fédéral sont examinés à la demande des fournisseurs. Divers accords commerciaux désignent le Tribunal à titre d’organisme chargé d’examiner les contestations des offres (plaintes) au Canada. Le Parlement a légiféré pour s’assurer que les marchés publics visés par les accords commerciaux sont adjugés selon une procédure ouverte, juste et transparente qui, dans la mesure du possible, maximise la concurrence. 

Il peut arriver qu’un fournisseur (ou un fournisseur potentiel) ait des raisons de croire qu’un marché a été adjugé ou est sur le point d’être adjugé de façon irrégulière ou illégale, ou qu’on lui a, à tort, refusé un marché ou la possibilité de soumissionner pour en obtenir un. Le Tribunal permet aux fournisseurs, préoccupés par la validité du processus de passation des marchés publics visés par les accords commerciaux.

« conseiller » Toute personne, autre qu’un administrateur, préposé ou employé d’une partie à une procédure, qui agit au nom de celle-ci au cours de la procédure.

« contrat spécifique » Un contrat relatif à un marché de fournitures ou de services qui a été accordé par une institution fédérale, ou pourrait l’être, et qui soit est précisé par le Règlement sur les enquêtes du Tribunal canadien du commerce extérieur sur les marchés publics, soit fait partie d’une catégorie réglementaire.

« envoyer » Dans le cas d’un document, d’un renseignement ou d’un avis, transmettre par porteur, courrier recommandé ou voie électronique.

« fournisseur potentiel » Tout soumissionnaire — même potentiel — d’un contrat spécifique.

« institution fédérale » Ministère ou département d’État fédéral, ainsi que tout autre organisme, désigné par le Règlement sur les enquêtes du Tribunal canadien du commerce extérieur sur les marchés publics.

« intervenant » Une partie intéressée que le Tribunal a autorisée à intervenir dans toute procédure de plainte.

« jour ouvrable » Un jour qui n’est ni un samedi, ni un dimanche, ni un jour férié. Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter l’avis de pratique sur les jours fériés aux fins d’une procédure du Tribunal.

Opposition visant une institution fédérale

Un fournisseur potentiel qui s’oppose à un marché public est invité à communiquer d’abord avec l’institution fédérale concernée. Le fait qu’une opposition a été soumise à une institution fédérale, puis rejetée ou refusée, n’empêche pas un fournisseur potentiel de formuler la même opposition auprès du Tribunal, à condition que les critères de dépôt d’une plainte et les délais prescrits soient respectés. Puisque les délais de présentation d’une opposition ou de dépôt d’une plainte sont très serrés, les fournisseurs potentiels doivent faire preuve de vigilance afin de préserver leur droit de recours.

Partie plaignante

Tout fournisseur potentiel peut déposer une plainte auprès du Tribunal relativement à un contrat spécifique. Un fournisseur peut décider de retenir les services d’un conseiller.

Transmission de la plainte

La plainte et tous les documents à l’appui peuvent être transmis au Tribunal au moyen de son Service sécurisé de dépôt électronique ou par courrier électronique ordinaire (non chiffré) à 
tcce-citt@tribunal.gc.ca, à condition que l’expéditeur accepte les risques liés à ce mode de transmission.

Le Tribunal n’exige qu’un seul exemplaire sur support électronique.

En règle générale, le Tribunal n’accepte pas le dépôt de documents sur support papier. Cependant, si une partie plaignante ne peut déposer ses documents par voie électronique, celle-ci doit communiquer avec le greffier.

Forme de la plainte

Les plaintes doivent être formulées par écrit. Un formulaire de plainte est fourni à titre d’exemple, mais ce formulaire ne remplace pas les exigences de la Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur¹⁴ ou du Règlement.

Les fournisseurs potentiels qui choisissent de ne pas se servir du formulaire de plainte doivent faire en sorte que leur plainte soit présentée de façon concise et logique. Toute plainte doit contenir les renseignements suivants :

• Coordonnées de la partie plaignante : Inclure la dénomination sociale, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse courriel et le numéro de télécopieur de la partie plaignante, le nom de la personne autorisée à déposer la plainte et les coordonnées du conseiller indépendant, s’il y a lieu.
• Renseignements sur le marché public : Inclure le numéro de l’invitation à soumissionner ou le numéro du dossier, le numéro du contrat (s’il est connu), la valeur estimative du contrat, le produit ou le service visé par le marché public, le code de la classification fédérale des approvisionnements, le numéro d’identification des biens et services ou le numéro de nomenclature de l’OTAN (si ce code ou numéro est connu), les délais et dates pertinents (diffusion de l’invitation, clôture pour la remise des soumissions, adjudication du contrat).
• Identité de l’institution fédérale : Inclure le nom de l’auteur de la demande d’achat ou de l’autorité contractante.
  Le Tribunal a besoin des renseignements susmentionnés afin d’établir que la partie plaignante est un fournisseur potentiel et que la plainte vise un contrat spécifique. Ces conditions doivent être remplies avant que le Tribunal n’accepte d’enquêter sur la plainte.
• Éléments de la plainte : La plainte doit inclure un énoncé clair et détaillé des motifs (d’ordre juridique) de la plainte et des faits à l’appui. La plainte doit être présentée de façon à ce que le lecteur puisse comprendre, sans qu’on lui fournisse d’explications supplémentaires, la raison de la plainte. La plainte doit contenir une description des événements, y compris les délais, les dates et tous les renseignements à l’origine de la plainte, préciser les dispositions des accords commerciaux dont la partie plaignante allègue la violation et inclure les faits et documents pertinents au soutien des allégations formulées.
• Déclaration concernant la nature de la réparation ou de la mesure corrective demandée : Par exemple, une partie plaignante peut demander plusieurs mesures correctives, telles que la publication d’une nouvelle invitation à soumissionner, la réévaluation d’une soumission, la résiliation du contrat spécifique, l’adjudication du contrat spécifique à la partie plaignante ou une indemnité. Une partie plaignante peut aussi demander le remboursement des frais raisonnables engagés pour la préparation de la réponse à l’invitation à soumissionner pour le contrat spécifique ainsi que pour la préparation et le traitement de la plainte. Pour en savoir plus sur les frais et l’indemnité, veuillez consulter la rubrique « Recommandations et recours » ci-dessous
  Il faut souligner que, si une plainte n’est pas fondée, des frais peuvent être accordés à l’entité acheteuse.
• Pièces jointes : Inclure tous les documents pertinents, tels que l’avis publié sur le site AchatsCanada (le service électronique d’appel d’offres du gouvernement du Canada), tous les documents d’appel d’offres, y compris l’intégralité de l’invitation à soumissionner accompagnée de toutes les modifications et pièces jointes, l’intégralité de la proposition de la partie plaignante, y compris sa proposition financière et technique, toute la correspondance afférente entre la partie plaignante et l’institution fédérale, y compris les lettres, les courriels, les télécopies et les autres communications écrites, et tout autre renseignement écrit se rapportant à toute opposition présentée.

Questions à l’origine de la plainte

Le Tribunal examine les plaintes portant sur les appels d’offres et l’adjudication effective ou proposée de contrats spécifiques. Aux termes du Règlement, les contrats spécifiques sont ceux décrits aux chapitres portant sur les marchés publics des accords commerciaux. Une plainte peut porter sur n’importe quel aspect du processus de passation des marchés publics et toucher une ou plusieurs règles de procédure énoncées dans les chapitres portant sur les marchés publics des accords commerciaux. Par exemple, des allégations de spécifications restrictives, l’omission d’une exigence requise, des facteurs d’évaluation ambigus ou mal définis et l’application incohérente ou erronée de critères d’évaluation sont des questions qui peuvent être à l’origine de la plainte.

Décision d’enquêter

Lorsque le Tribunal reçoit une plainte, il lui assigne un numéro et envoie une lettre à la partie plaignante accusant réception de la plainte avec l’institution fédérale en question en copie conforme.

Dans les cinq jours ouvrables suivant le dépôt d’une plainte, le Tribunal doit décider s’il enquêtera ou non.

Lorsque le Tribunal décide d’enquêter sur la plainte, il en avise la partie plaignante et l’institution fédérale pertinente. Si le contrat a été adjugé, l’institution fédérale doit fournir le nom et l’adresse de l’adjudicataire. Celui-ci sera avisé de la plainte et de la marche à suivre s’il souhaite intervenir dans la procédure. Dans tous les cas où le Tribunal décide d’enquêter sur une plainte, un avis d’enquête est publié sur le site Web du Tribunal et dans la Gazette du Canada.

Si le Tribunal refuse d’enquêter sur la plainte, il avise la partie plaignante de la décision et lui en communique ensuite les motifs, généralement dans un délai de 15 jours.

Durée d’une enquête

En règle générale, le Tribunal doit terminer son enquête dans les 90 jours suivant la date du dépôt de la plainte, mais il peut décider de prolonger l’enquête jusqu’à 135 jours si les circonstances le justifient.

Procédure expéditive

Toute partie peut demander le recours à la procédure expéditive, qui exige que le Tribunal rende une décision dans un délai de 45 jours. Une telle demande doit toutefois être présentée par écrit au Tribunal le plus tôt possible suivant le dépôt de la plainte. Le Tribunal décide ensuite si la cause se prête à la procédure expéditive en tenant compte des raisons justifiant une telle demande, de la complexité de la cause et de la charge de travail du Tribunal. Lorsque la procédure expéditive est utilisée, les délais habituels pour la présentation des divers rapports et commentaires ainsi que pour la décision du Tribunal sont écourtés.

Adjudication du marché et exécution du contrat

Lorsque le Tribunal décide d’enquêter sur une plainte avant l’adjudication d’un marché, le Tribunal peut ordonner à l’institution fédérale de différer l’adjudication du marché jusqu’au règlement de la plainte. Toutefois, si cette dernière certifie par écrit au Tribunal, avant l’expiration du délai réglementaire, que l’acquisition est urgente ou qu’un retard de l’adjudication du marché pourrait être contraire à l’intérêt public, le Tribunal doit annuler une telle ordonnance. L’enquête se poursuit tout de même. Le Tribunal n’a pas le pouvoir de retarder l’exécution de tout marché déjà adjugé.

Parties intervenantes

Tout intéressé peut, avec l’autorisation du Tribunal, intervenir dans la procédure de plainte dont le Tribunal est saisi. La demande de statut d’intervenant doit être soumise par écrit au Tribunal en y précisant les motifs pour lesquels la demande devrait être admise. Par exemple, la partie intervenante possède à l’égard de la plainte un intérêt économique direct qui ne sera pas adéquatement défendu par la partie plaignante ou par l’institution fédérale, ou est en mesure d’aider le Tribunal à résoudre la plainte. Les autres fournisseurs potentiels, que ce soit l’adjudicataire du contrat ou un autre fournisseur, sont souvent autorisés à intervenir.

Rapport de l’institution fédérale

L’institution fédérale répond dans les 25 jours suivant la date de réception de la décision du Tribunal d’enquêter sur une plainte en déposant auprès du Tribunal un rapport de l’institution fédérale (RIF), qu’elle doit aussi communiquer à la partie plaignante et à toute partie intervenante, accompagné d’une déclaration qui traite de façon détaillée de toutes les questions à l’origine de la plainte.

Sur réception du RIF, le Tribunal en fait parvenir une copie à la partie plaignante et à toutes les parties intervenantes.

Observations sur le rapport de l’institution fédérale

Dans les sept jours suivant l’envoi du RIF, la partie plaignante et toute partie intervenante peuvent faire parvenir au Tribunal leurs commentaires. La partie plaignante peut, à titre de solution de rechange, demander au Tribunal de rendre sa décision sur la foi de renseignements déjà au dossier.

Le Tribunal envoie aux parties tout commentaire reçu au sujet du RIF.

Réponses aux observations sur le rapport de l’institution fédérale

Les réponses aux observations sur le RIF ne sont pas prévues. Cependant, si l’institution fédérale est d’avis que de nouveaux faits ont été présentés dans les observations sur le RIF, elle peut demander la permission de déposer une réponse.

Tous les renseignements recueillis lors des étapes susmentionnées sont soumis au Tribunal. Si le Tribunal croit disposer de suffisamment de renseignements pour trancher la question, il rend une décision.

Audience

Le Tribunal rend normalement une décision sur la foi des exposés écrits. Toutefois, si les renseignements sont insuffisants, ou s’ils sont contestés, le Tribunal peut, de sa propre initiative ou à la demande d’une partie, prévoir une audience publique pendant laquelle les parties et les conseillers se présentent devant le Tribunal. Les procédures, lors d’une audience, sont plus officielles. Des témoins peuvent être appelés à témoigner sous serment ou à faire une affirmation solennelle, et il y a transcription des délibérations. Une audience peut avoir lieu pour diverses raisons, notamment parce qu’il faut régler un différend portant sur des faits précis avant de pouvoir résoudre la plainte, différend que le Tribunal ne peut régler en se fondant sur le dossier. Une audience doit être demandée le plus tôt possible au cours du processus d’examen.

Retrait d’une plainte

Si les parties règlent la plainte avant que le Tribunal rende sa décision ou si la partie plaignante décide d’abandonner la plainte, la partie plaignante peut retirer sa plainte en envoyant au Tribunal une lettre informant celui-ci de ses intentions.

Rejet d’une plainte

Le Tribunal peut, en tout temps, rejeter une plainte pour l’un ou l’autre des motifs suivants :

• la plainte ne s’appuie sur aucun fondement valable;
• la plainte ne porte pas sur un marché public passé par une institution fédérale;
• la plainte n’est pas déposée dans les délais prévus par le Règlement ou les Règles; ou
• la partie plaignante n’a pas déposé tous les renseignements exigés par le Tribunal.

Cessation de l’enquête

Le Tribunal peut mettre fin à une enquête s’il juge que la plainte est dénuée de tout intérêt ou entachée de mauvaise foi. Le Tribunal peut aussi mettre fin à une enquête lorsque l’institution fédérale a annulé la procédure de marché public et a lancé un nouvel appel d’offres faisant en sorte que la partie plaignante a, tout compte fait, obtenu la mesure corrective qu’elle demandait.

Délais pour rendre une décision

Comme il a été mentionné plus haut, le Tribunal doit publier ses conclusions et ses recommandations dans les 90 jours suivant la date du dépôt de la plainte. Si la procédure expéditive est utilisée, la décision est prise dans les 45 jours suivant la date du dépôt. Dans certaines circonstances, le délai pour la publication des conclusions et des recommandations est prorogé au-delà de 90 jours, mais n’est jamais prorogé au-delà de 135 jours.

Décision

Nonobstant les délais mentionnés précédemment, le Tribunal peut, à n’importe quelle étape de la procédure, décider que le dossier est complet et rendre une décision au sujet de la plainte. Une copie de la décision et de l’énoncé des motifs est envoyée à la partie plaignante, à l’institution fédérale et à toute partie intervenante, et est affichée sur le site Web du Tribunal. Un avis de décision est publié dans la Gazette du Canada.

Mesures correctives et coûts

Lorsque le Tribunal conclut qu’une plainte est fondée, il peut recommander au gouvernement les mesures correctives qu’il juge appropriées, notamment : 

• un nouvel appel d’offres pour le contrat spécifique; 
• la réévaluation des soumissions présentées; 
• la résiliation du contrat spécifique; 
• l’attribution du contrat spécifique à la partie plaignante; 
• le versement à la partie plaignante d’une indemnité pour pertes ou perte de profits dont le Tribunal précise le montant.

Selon la loi, les recommandations doivent, dans toute la mesure du possible, être mises en œuvre par l’institution fédérale concernée.

Le Tribunal peut, à la demande de la partie plaignante, ordonner le remboursement des frais raisonnables engagés par la partie plaignante pour le dépôt et le traitement de la plainte et/ou ceux de la préparation de la soumission. Lorsque le Tribunal conclut qu’une plainte n’est pas fondée et que le gouvernement demande le remboursement des frais reliés à sa défense contre la plainte, le Tribunal examine le bien-fondé d’une telle demande.

Pour en savoir plus sur les frais et l’indemnité, veuillez consulter la Ligne directrice sur la fixation des frais dans une procédure de plainte portant sur un marché public et les Lignes directrices sur les indemnités dans une procédure portant sur un marché public.

De plus, le Tribunal peut faire des commentaires ou des observations à l’administrateur général d’une institution fédérale concernant toute question qui, à son avis, requiert l’attention de celui-ci en ce qui a trait à la procédure des marchés publics.

Recours additionnel

La décision du Tribunal peut faire l’objet d’une révision judiciaire par la Cour d’appel fédérale.

Contrats non spécifiques

Toute plainte portant sur un contrat autre qu’un « contrat spécifique », tel que défini précédemment, ne relève pas de la compétence du Tribunal.

Adjudication de contrats de sous-traitance

Les plaintes portant sur l’adjudication de contrats de sous-traitance ne sont généralement pas étudiées, sauf dans des circonstances très restreintes lorsque le contrat est accordé par l’entité gouvernementale ou en son nom, comme lorsqu’un entrepreneur agit à titre d’acheteur pour le gouvernement.

Exécution d’un marché

Le Tribunal n’examine pas les plaintes liées à l’exécution ou à l’administration d’un marché comme l’admissibilité d’un entrepreneur à des dédommagements supplémentaires ou la décision d’un ministère de ne pas exercer ses options.

Questions qui doivent être tranchées par d’autres entités

Le Tribunal n’examine pas les plaintes portant sur des questions qui, aux termes de la loi, doivent être réglées par d’autres entités.

• Tous les champs obligatoires ont été remplis
• Une liste détaillée de tous les documents joints à la plainte a été fournie
• Les documents pertinents suivants ont été inclus et sont complets :
  • Avis publiés sur le site AchatsCanada
  • Documents d’appel d’offres, y compris l’invitation en entier avec toutes les modifications et annexes
  • Soumission en réponse à l’invitation, y compris les propositions financières et techniques
  • Correspondance connexe entre vous et l’institution fédérale
  • Autres renseignements écrits relatifs à toute opposition présentée
• Les renseignements confidentiels ont été désignés 
• Si la plainte contient des renseignements confidentiels, une version publique a été incluse
• Si vous êtes représenté par un conseiller indépendant, les formulaires I, II et III ont été inclus

La présente liste de contrôle est fournie à titre de guide seulement et ne remplace pas les exigences des lois, des accords, des règles et des règlements pertinents.