Audiences par vidéoconférence et téléconférence

En vertu de l’article 25 des Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur, le Tribunal canadien du commerce extérieur peut procéder par audience électronique, soit pour toute une procédure, ou en combinaison avec une audience en personne et/ou le dépôt d’observations. Une audience par vidéoconférence ou téléconférence est une audience où les parties et le Tribunal entrent en communication en utilisant une plateforme de vidéoconférence ou de téléconférence, ce qui permet aux participants d’assister à l’audience sans être physiquement présents dans les locaux du Tribunal.

Le Tribunal considérera tenir une audience par vidéoconférence ou téléconférence à la demande d’une partie ou de sa propre initiative pour diverses raisons, notamment lorsqu’une partie ou des témoins participant à une procédure résident à l’extérieur de la région de la capitale nationale, ou s’il est trop difficile ou impossible de tenir une audience en personne (comme pendant la pandémie de la COVID-19).

Avant que le Tribunal ne décide de ternir une audience par vidéoconférence/téléconférence, il demandera l’opinion des parties quant à leur consentement à procéder de cette façon.

Toute partie demandant la tenue d’une audience par vidéoconférence/téléconférence doit en aviser le greffe et les autres parties au dossier dès que possible.

Les parties peuvent s’opposer à la tenue d’une audience par vidéoconférence/téléconférence, mais la partie qui s’oppose doit expliquer en quoi cette forme d’audience nuirait sérieusement à sa capacité de présenter ses arguments.

Il demeure à la discrétion du Tribunal dans toutes circonstances d’ordonner qu’une cause soit entendue par vidéoconférence et/ou téléconférence.

Lorsque le Tribunal décide qu’il est approprié de procéder par vidéoconférence, la plateforme Cisco Webex Meetings sera utilisée. Le greffe fournira aux parties et aux conseillers juridiques les renseignements sur la façon de se connecter pour qu’ils puissent se joindre à la vidéoconférence à une date et une heure fixée d’avance. 

Lorsque le Tribunal décide qu’il est approprié de procéder par téléconférence, le greffe fournira par courriel aux parties et aux conseillers juridiques le numéro à composer pour que les participants puissent se joindre à la téléconférence à une date et une heure fixée d’avance.

Toute autre personne qui souhaite assister à une audience publique tenue par vidéoconférence ou téléconférence doit communiquer avec le greffe au moins deux jours ouvrables avant le début de l’audience. Une invitation à se connecter à la plateforme Cisco Webex Meetings, ou le numéro à composer dans le cas d’une téléconférence, lui sera envoyée par courriel.

L’annexe de la présente directive énonce les exigences techniques et donne d’autres renseignements auxquels les participants doivent se conformer et avec lesquels ils doivent se familiariser pour que les audiences par vidéoconférence/téléconférence se déroulent autant que possible efficacement et sans problèmes ou reprisent selon d’autres modalités.

Au cours des audiences par vidéoconférence/téléconférence, un agent du greffe demandera aux parties et aux témoins de confirmer leur identité; cela peut se faire en montrant une pièce d’identité valide avec photo lorsqu’il s’agit d’une vidéoconférence. Lorsqu’il est d’une importance capitale de vérifier l’identité d’une partie ou d’un témoin, il se peut qu’il ne soit pas possible de procéder par téléconférence. Dans tous les cas, une partie ou un témoin qui n’a pas été identifié à la satisfaction du Tribunal ne pourra prendre la parole ou témoigner.

Une fois que l’identité d’un témoin a été vérifiée, un agent du greffe lui fera prêter serment ou recevra son affirmation solennelle. Si un témoin désire prêter serment, le conseiller juridique doit en aviser le greffe au moins deux jours ouvrables avant le début de l’audience et le témoin doit se présenter à l’audience avec un exemplaire du livre sacré de son choix.

Les parties ou les témoins qui participent par téléconférence ou vidéoconférence ne pourront déposer de documents qui ne font pas déjà partie du dossier au cours de l’audience, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Si le Tribunal le permet et que toutes les parties consentent à la requête, de tels documents doivent être communiqués immédiatement à tous les participants et au Tribunal. Si le Service électronique du greffe ou le Service de dépôt électronique doit être utilisé pour transmettre les documents, le Tribunal peut suspendre l’audience jusqu’à ce que le greffe soit en mesure de rendre les documents disponibles aux parties par l'entremise de son Service électronique.

Le Tribunal s’attend à ce que les parties, les conseillers juridiques et les témoins soient ponctuels et peut décider d’aller de l’avant en leur absence.

Dans l’éventualité de problèmes techniques imprévus, le Tribunal suspendra temporairement l’audience pour résoudre ces problèmes afin de reprendre la procédure aussi vite que possible. Les parties doivent être préparées à poursuivre l’audience par téléconférence si des problèmes persistants empêchent la poursuite de l’audience par vidéoconférence.

Au cours des audiences par vidéoconférence, les renseignements confidentiels ne seront pas abordés, et aucun document confidentiel ne sera affiché, et ce sans exception.

Lorsque des renseignements confidentiels doivent être abordés, l’audience se déroulera par téléconférence. Le Tribunal appliquera la même procédure que celle pour les audiences à huis clos en personne, avec les adaptations suivantes :

• Les conseillers juridiques auront la responsabilité de s’assurer, conformément à leur acte d’engagement, de la confidentialité des lieux où ils participeront à l’audience.
• De plus, les conseillers juridiques auront la responsabilité de s’assurer que leurs témoins sont en possession de tous les documents confidentiels aux fins de leur témoignage, conformément aux Lignes directrices sur la confidentialité du Tribunal, et comme consignés dans le dossier officiel pour que tous les participants puissent se référer à la même pièce et aux mêmes numéros de page. Les conseillers juridiques, les parties et les témoins doivent être préparés à procéder avec tous les renseignements pertinents versés au dossier.