Lignes directrices sur le dépôt de documents

Table des matières

    Aux termes des Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur, les parties doivent déposer leurs documents par voie électronique. Les documents déposés par voie électronique constituent les originaux.

    Le Tribunal accepte que les documents soient déposés selon les méthodes suivantes :

    Si nous estimons que cela est justifié, nous pouvons permettre sur demande que des documents soient déposés en version papier uniquement. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le greffier au 613 993 3595.

    Convention d’appellation des documents

    Utilisez la convention d’appellation suivante pour les documents déposés par voie électronique :

    • Numéro du dossier – Nom de la partie – Objet – Désignation de confidentialité

    Numéro du dossier : Si vous ne détenez pas un numéro du dossier, ne tenez pas compte de cette consigne.

    Nom de la partie : Nom du participant ou de l’entreprise.

    Objet : Nature du document.

    Désignation de confidentialité : « PUBLIC », « PROTÉGÉ » ou « CONFIDENTIEL ».

    Exemples 

    • NQ-2018-001 – Entreprise ABC – Déclaration de témoin – PROTÉGÉ 
    • AP-2018-001 – Entreprise ABC – Mémoire de l’intimé – PUBLIC
    • Entreprise ABC – Avis d’appel – PUBLIC
    • Entreprise ABC – Formulaire de plainte, marché public – PUBLIC

    Format des documents

    • Déposez les questionnaires du Tribunal en format Excel et tous les autres en format de document portable (PDF). 
    • Convertissez les documents en format PDF avant de les déposer par voie électronique.
    • Lorsque possible, créez les documents PDF directement à partir d’un document original (Word, Excel, PowerPoint ou tout autre fichier compatible avec la suite Microsoft Office).
    • Numérisez les documents papier pour les convertir en format PDF consultable par mot-clé.

    Conversion en format de document portable

    Il existe divers programmes de conversion en format PDF (comme Adobe), y compris des programmes gratuits. Plusieurs traitements de texte, tableurs et diaporamas ont des fonctions intégrées qui vous permettent de créer, télécharger, exporter et enregistrer un document en format PDF.

    Police de caractères

    Certains caractères spéciaux utilisés dans des documents Word ne se convertissent pas bien en format PDF. Vous êtes responsables de la fidélité des documents que vous déposez. 

    • Utilisez seulement les alphabets latin et cyrillique. 
    • Numérisez les documents en d’autres alphabets. 
    • Vérifiez les caractères pour vous assurer qu’ils n’ont pas été modifiés.

    Fichiers incorporés

    N’incorporez aucun fichier au document PDF, y compris 

    • les commentaires (notes, texte surligné, signature numérique, fichiers incorporés, sons incorporés ou autres multimédias);
    • la fonction « Forms »;
    • la fonction JavaScript;
    • les liens externes;
    • les adresses Web;
    • les fichiers image.

    Propriétés du document

    • N’incorporez pas à vos documents PDF des propriétés qui pourraient restreindre ou empêcher leur visionnement, leur impression ou leur recherche. 
    • Veillez à ce que le niveau de sécurité des documents PDF soit réglé à « aucun » et que les documents ne comportent pas de mot de passe.

    Pagination

    • Veillez à ce que la pagination soit consécutive.

    Taille de page

    • Idéalement, chaque page d’un document déposé par voie électronique devrait être d’un format de lettre (8,5 po sur 11 po à l’impression), mais d’autres formats sont aussi acceptables (p. ex. 8,5 po sur 14 po).

    Confidentialité

    • Dans la version confidentielle d’un document, indiquez les renseignements confidentiels en les surlignant, ou en les mettant en caractères gras ou entre crochets.
    • Supprimez les renseignements confidentiels (ne vous contentez pas de les masquer ou de les cacher) de la version non confidentielle du même document lors de la transmission électronique. 
    • Ajoutez la mention « PROTÉGÉ » dans le coin inférieur droit de chaque page de documents confidentiels. Les caractères doivent être rouges, de taille 18 Arial et gras.

    Documents numérisés

    Bien que nous préférions que les documents PDF déposés par voie électronique aient été convertis directement du document original, cela n’est pas toujours pratique ni faisable. Si vous devez numériser un document, faites-le de la façon suivante :

    • Résolution – Au moins 300 points par pouce.
    • Taille – Résolution 1:1 (même taille que l’original) ou choisissez le bon format de papier.
    • Reconnaissance optique de caractères – Utilisez la fonction paper capture d’Adobe Acrobat pour créer un document PDF consultable par mot-clé (si vous avez un autre logiciel, consultez votre personnel de soutien technique ou votre fournisseur de logiciels).
    • Compression – Doit être réglée à « standard ».
    • Images/photos – La qualité de l’image doit être réglée à « standard ».
    • Assurance de la qualité – Assurez-vous : 
      • qu’il ne manque pas de pages ou de détails (p. ex. des virgules de fraction);
      • de la fidélité du document et que la numérisation n’a pas créée de marques;
      • que le document est consultable par mot-clé.

    Taille maximale du fichier pour transmission électronique

    Les documents déposés par l’entremise de notre Service sécurisé de dépôt électronique (option privilégiée) sont téléversés à une vitesse d’environ 5 Mo la minute au moyen d’une connexion haut débit. Toutefois, plusieurs facteurs peuvent avoir une incidence sur la durée d’un téléversement, comme le format de conversion en PDF et la résolution d’un document numérisé ou si celui-ci est en couleurs ou en noir et blanc. Consultez le tableau ci-dessous pour la durée approximative des téléversements.

    Durée du téléversement
    Taille en mégaoctets Nombre de pages Durée approximative de téléversement
    5 125 > 1 minute
    10 250 > 2 minutes
    25 600 5 minutes
    50 1 130 10 minutes 
    100 1 600 22 minutes
    150 2 475 30 minutes

    Notre Service sécurisé de dépôt électronique peut traiter jusqu’à 10 fichiers d’un maximum de 500 Mo par transmission. Par conséquent, le nombre de mégaoctets par document ne peut excéder 500.

    Enregistrez sur support DVD ou clé USB les documents de plus de 500 Mo et envoyez-nous-les par service de messagerie. Communiquez avec le greffier au 613-993-3595 pour obtenir de plus amples renseignements.

    Ne séparez pas en de multiples documents un document qui n’excède pas la limite fixée. Utilisez des onglets et des signets pour présenter chaque section dans un ordre logique. Ajoutez une page blanche ou un onglet avant chaque pièce jointe. Les pages blanches ou les onglets doivent être correctement marqués.

    Plus d’un document peut être transmis à la fois pourvu que la taille de l’ensemble des documents n’excède pas 500 Mo.