Cadre stratégique de conformité pour le dépôt électronique de documents

Table des matières

    Date d’entrée en vigueur

    Le présent cadre stratégique est entré en vigueur le 5 février 2020.

    Introduction

    Le 26 avril 2018, les Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur (Règles) ont été modifiées afin de moderniser les procédures du Tribunal et d’améliorer leur transparence et leur efficacité. L’article 12 prévoit que le Tribunal doit recevoir les documents concernant une cause sous format électronique aux fins du dossier original et officiel.

    But

    Le présent cadre stratégique a pour but de veiller à ce que les parties respectent les lignes directrices du Tribunal lors du dépôt électronique de documents concernant une cause. Ce cadre permettra de relever et de corriger les lacunes liées au dépôt électronique de documents et aidera le Tribunal à gérer les dossiers de manière efficace en plus de favoriser l’accessibilité.

    Concrètement, il définira les rôles et les responsabilités et déterminera les exigences et les mesures nécessaires appuyant les divers mandats du Tribunal afin de corriger et éviter la non-conformité lors du dépôt de renseignements concernant une cause. Il aidera également le greffier à prendre des mesures correctives appropriées pour combler les lacunes.

    Le cadre stratégique de conformité est appuyé par les Règles, les lignes directrices et les procédures du Tribunal. Veuillez consulter les documents en annexe pour obtenir plus de renseignements.

    Objectif

    Le présent cadre stratégique a pour objectif de fournir une orientation claire aux intervenants du Tribunal (parties et avocats) et d’assurer la conformité lors du dépôt électronique de documents publics et protégés concernant une cause. On entend par intervenants toute personne à l’échelle internationale qui est concernée par l’un des cinq mandats du Tribunal :

    • Enquêtes de dommage antidumping
    • Enquêtes sur les marchés publics
    • Appels en matière de douanes et d’accise
    • Enquêtes économiques et tarifaires
    • Enquêtes de sauvegarde

    Application

    Conformément aux exigences des Règles, le présent cadre stratégique s’applique à tous les documents transmis par voie électronique pour tous les mandats du Tribunal.

    Il s’applique à toutes les parties et à tous les avocats et leurs représentants.

    Il permet au Tribunal d’appliquer ses lignes directrices lorsque les documents transmis ne sont pas conformes.

    Rôles et responsabilités

    Intervenants du Tribunal (parties et avocats)

    Les intervenants sont responsables de :

    • respecter les exigences techniques du Tribunal lors du dépôt électronique de documents;
    • signaler les problèmes techniques au Tribunal et demander des conseils;
    • classer, indiquer et marquer les documents concernant une cause envoyés au Tribunal afin de veiller à ce que les classifications de sécurité et les mesures de protection appropriées soient respectées;
    • faire en sorte que tous les représentants et leur personnel se conforment aux exigences du Tribunal lorsqu’ils préparent et déposent des documents par voie électronique;
    • déposer les documents concernant une cause conformément aux échéances établies et informer le greffier de l’incapacité de transmettre les documents par voie électronique.

    Agents principaux du greffe et agents du greffe

    Les agents principaux du greffe et les agents du greffe sont responsables de :

    • revoir les documents transmis par voie électronique et s’assurer de la conformité aux lignes directrices du Tribunal;
    • documenter et signaler régulièrement les lacunes des documents au greffier adjoint ou au greffier;
    • soutenir les intervenants du Tribunal en ce qui a trait au dépôt électronique de documents concernant une cause;
    • venir en aide au greffier adjoint et au greffier en fournissant des outils et des ressources aux parties et aux avocats pour une gestion efficace des causes.

    Greffier et greffier adjoint

    Le greffier et le greffier adjoint sont responsables de :

    • veiller à une gestion efficace des causes;
    • mettre en application les lignes directrices du Tribunal sur le dépôt de documents;
    • fournir de l’aide, de la formation et des conseils aux intervenants du Tribunal en ce qui a trait au dépôt électronique de documents concernant une cause;
    • donner aux intervenants du Tribunal des conseils sur les conséquences possibles de la non-conformité aux lignes directrices du Tribunal sur le dépôt de documents;
    • documenter les cas de non-conformité;
    • prendre des mesures correctives pour corriger les lacunes. 

    Définition de la non-conformité — facteurs à prendre en compte

    Les facteurs suivants doivent être pris en compte lors de l’analyse des lacunes en matière de dépôt électronique de documents :

    Convention d’appellation

    • Renseignements inexacts ou manquants (no de dossier du Tribunal – Nom de la partie – Objet – Désignation de confidentialité)

    Confidentialité

    • Désignation de confidentialité inexacte ou manquante;
    • Désignation manquante des renseignements protégés;
    • Manquement à l’envoi de la version publique ou du résumé
    • Filigrane « Confidentiel » manquant sur les pages;
    • Renseignements confidentiels ajoutés à la version « publique » du ou des documents;
    • Version publique mal caviardée;
    • Version publique mal caviardée.

    Normes de présentation

    • Manquement à l’envoi de la version en format PDF;
    • Plusieurs fichiers déposés;
    • Manquement à l’envoi de la version en format Excel des questionnaires du Tribunal;
    • Documents numérisés d’une résolution ou qualité médiocre;
    • Documents numérisés déposés par rapport aux documents convertis en format PDF à partir du format original;
    • Dépôt en format PDF sans reconnaissance optique de caractères;
    • Documents protégés par un mot de passe;
    • Fichiers intégrés en pièce jointe;
    • Police – documents en langue étrangère non numérisés;
    • Dépassement des limites de taille de fichier;
    • Format de page inadéquat;
    • Pagination erronée.

    Méthodologie

    Une approche à trois volets pour tous les mandats du Tribunal permettra de faire le suivi du respect des exigences du Tribunal et d’obtenir des résultats à long terme.

    Volet 1 — Ressources, outils et formation

    Première non-conformité

    Le greffe examinera attentivement tous les dépôts électroniques de documents et déterminera les lacunes selon ses lignes directrices. La partie n’aura pas à déposer de nouveau les documents jugés conformes par le Tribunal.

    Toutefois, la partie sera invitée à discuter du problème et à examiner les documents déposés non conformes ainsi que les exigences du Tribunal concernant le dépôt électronique de documents.
    De plus, des ressources supplémentaires telles que des séances de formation de groupe, de la formation individuelle, des webinaires, de l’aide du greffe avant le dépôt d’un nouveau document et, enfin, des commentaires seront offertes à la partie.

    Deuxième non-conformité

    Le greffe examinera tous les dépôts électroniques de documents et déterminera les lacunes selon ses lignes directrices. La partie n’aura pas à déposer de nouveau les documents jugés conformes par le Tribunal.

    Lorsqu’il constatera des lacunes, le Tribunal communiquera avec la partie pour discuter des problèmes et examiner les documents non conformes. Le greffier adjoint ou le greffier recommandera une formation supplémentaire, par exemple des séances de formation de groupe, de la formation individuelle, des webinaires, un rappel des lignes directrices, de l’aide pour les prochains dépôts électroniques de documents et de la rétroaction.

    En plus des dispositions mentionnées ci-dessus, le Tribunal enverra à la partie une lettre décrivant le ou les problèmes et le soutien offert par le Tribunal. Par ailleurs, on soulignera dans la correspondance les conséquences possibles d’une éventuelle non-conformité et l’importance de respecter les lignes directrices du Tribunal.

    Volet 2 — Avis de non-conformité

    Troisième non-conformité

    Le Tribunal enverra un avis par écrit à la partie et demandera que les documents soient déposés de nouveau conformément aux Lignes directrices du Tribunal sur le dépôt des documents. Le Tribunal rappellera ses lignes directrices à la partie et ajoutera dans la correspondance la marche à suivre si le prochain dépôt électronique est jugé non conforme. On informera la partie que si les prochains documents ne sont pas déposés conformément aux Lignes directrices du Tribunal, celle-ci devra justifier en quoi le dépôt électronique devrait être jugé acceptable par le Tribunal.

    Le Tribunal remettra également à la partie un résumé des cas de non-conformité et des mesures correctives demandées jusqu’à présent.

    À ce stade, la partie peut tenter de démontrer en quoi le Tribunal devrait juger acceptable le dépôt électronique « défaillant ».

    Quatrième non-conformité

    Le Tribunal enverra un autre avis par écrit à la partie et demandera que les documents soient déposés de nouveau conformément aux Lignes directrices du Tribunal sur le dépôt des documents. Le Tribunal renverra la partie à ses lignes directrices et l’informera qu’il s’agit de la dernière intervention du Tribunal si le prochain dépôt est jugé irrecevable. La partie devra démontrer en quoi le dépôt électronique devrait être jugé acceptable par le Tribunal.

    Pour une seconde fois, le Tribunal remettra à la partie un résumé des cas de non-conformité et des mesures correctives demandées jusqu’à présent.

    La partie peut tenter de démontrer en quoi le Tribunal devrait juger acceptable le dépôt électronique « défaillant ».

    Volet 3 — Avis de rejet

    Cinquième non-conformité

    Le Tribunal émettra un avis définitif à la partie qui l’informe de la non-conformité et, par conséquent, du rejet des documents qu’elle a déposés.

    Demande de dépôt tardif

    On conseillera à la partie de faire une demande de prorogation de délai au Tribunal pour déposer des documents acceptables jugés pertinents aux fins de l’enquête et justifier le dépôt tardif.

    Le Tribunal avisera la partie de sa décision et en indiquera les motifs s’il le juge approprié.

    Suivi, ressources et outils

    Suivi

    L’application du cadre stratégique fera l’objet d’un suivi par le personnel du greffier. Le respect du présent cadre stratégique fera également l’objet d’un examen semestriel visant à analyser les progrès et l’efficacité de la mise en œuvre de la politique, ainsi que toute nouvelle difficulté ou amélioration constatée depuis la période de référence précédente.

    Ressources et outils

    Liste de vérification de la non-conformité

    La liste de vérification aidera le personnel du greffe à déterminer les lacunes de tous les documents concernant une cause déposés auprès du Tribunal qui ne sont pas conformes. Celle-ci exposera les mesures nécessaires à prendre en vue d’améliorer l’application des lignes directrices concernant le dépôt électronique.

    Rapport de non-conformité sur le dépôt électronique de documents

    Le rapport comprendra des renseignements sur les lacunes constatées et toutes les mesures prises jusqu’à présent. Il appuiera également les efforts du Tribunal pour assurer une gestion efficace des causes.

    Résumé des problèmes de non-conformité et des mesures correctives

    Le rapport sera remis à la partie « contrevenante » après les deuxième et troisième avis. L’objectif est d’informer les intervenants et de les aider à comprendre l’importance d’un dépôt électronique de documents adéquat.